Efter att ha kommit tillbaka från 3 månaders föräldraledighet möttes jag av fantastiska nyheter runt RMS som kom för drygt två veckor sedan.

Ett tidigare problem har varit att konsumera krypterade Officedokument på exempelvis en iPhone, då RMS Sharing Appen inte kunnat öppna rena word och excelfiler som varit RMS-krypterade. Det har också varit relativt krångligt att få spårbarhet för slutanvändarna.

Det har nu kommit nyheter i ”Microsoft Rights Management Sharing Application” som löser detta.
Ni som redan kör RMS har idag en funktion i Office som på svenska heter ”Dela skyddat” på svenskt Office.

På engelska ”Share Protected” och om du inte använt den här funktionen på två veckor kommer du få följande när du klickar på knappen:

Klickar du på Yes kommer du till den site som man laddar ner RMS applikationen ifrån, vilket är samma adress för dig som vill testa den här funktionen: https://portal.aadrm.com/home/download

Klicka på Windows för din Windows-dator (applikationen för iOS är färdig och väntar på att bli godkänd)

Installationen kommer installera/konfigurera eller uppdatera RMS och dess Office-plugin.

När vi sedan klickar på ”Share Protected” startas wizarden “Share Protected” precis som tidigare, men med vissa nyheter:

• Allow consumption on all devices är nu utgråat (när vi startar wizarden via office)
• Längst ner finner vi en ny kryssruta ”Email me when someone tries to open this document”

Precis som tidigare skapas ett e-postmeddelande till de mottagare man angivit, men till skillnad från tidigare är det nu två bifogade filer.

Att vi inte längre har möjlighet att välja att konsumera på alla enheter är för att den funktionen nu alltid ingår.

Bifogat är en Excel fil som har inbyggt RMS stöd och kommer kunna hanteras/redigeras utefter de rättigheter som är definierade. Detta format begränsat till Office.

Den andra bifogade filen är .ppdf som precis vad förkortningen avslöjar är en protected-pdf och som då supporteras av RMS Sharing Application oavsett plattform.

När mottagaren får mailet och öppnar det t.ex. på sin telefon ser det ut enligt följande

Vi har två ikoner för dessa filer där vi ser att det ena är en ren Excel fil och det andra är en fil associerat för RMS Appen. I detta fall hade Lisa en Windows telefon men det hade lika gärna kunna varit en Iphone eller Android-lur.

Excel filen är RMS skyddad och hon kan öppna den i Office precis som tidigare begränsad till de rättigheter som är definierade av RMS.

Öppnar hon ppdf filen så öppnas denna av RMS appen och hon kan se innehållet i en krypterad pdf. Oavsett definierade RMS-rättigheter kommer hon inte kunna editera innehållet men där emot kommer hon kunna läsa innehållet oavsett vilken typ av telefon eller platta hon har.

Andra nyheten var att den som krypterar dokumentet enkelt får spårbarhet både vilka som öppnar men även försöker öppna dokumentet.
När denna funktion är aktiverad kommer avsändaren få ett mail när någon öppnar eller försöker öppna dokumentet:

Lysande nyheter helt enkelt, installera eller uppdatera och testa direkt vettja